Sekrety organizacji udanych spotkań biznesowych

jak zorganizować spotkanie biznesoweJeśli spotkanie biznesowe ma się skończyć sukcesem, należy je najpierw we właściwy sposób zaaranżować, a następnie również przeprowadzić. Nie jest to łatwe zadanie, można się z nim jednak uporać. Pierwszym krokiem na drodze do ostatecznego sukcesu jest ustalenie, jaki ma być charakter spotkania. To bardzo ważne, okazuje się bowiem, że rozwiązania, które sprawdzają się w jednych okolicznościach, w innych wcale nie skazują nas na sukces. Gdy w grę wchodzi spotkanie szkoleniowe warto pamiętać o tym, że nacisk powinien zostać położony przede wszystkim na realizowanie celów edukacyjnych. Osoby, które uczestniczą w szkoleniu powinny zostać zmotywowane nie tylko do nauki, ale i do praktycznego wykorzystywania zdobytej przez siebie wiedzy. Dobrym pomysłem jest zatem zbliżenie ich do siebie, a cel ten dość łatwo można osiągnąć już choćby dzięki prostemu zabiegowi polegającemu na ustawieniu stołów w kształcie litery „u”. Ustawienie takie ma szereg korzyści, wśród których za najważniejszą uznaje się zapewnienie właściwej interakcji pomiędzy uczestnikami szkolenia oraz trenerem przekazującym im wiedzę.

Organizując spotkanie integracyjne warto z kolei, aby odbyło się ono poza siedzibą biura, daje to bowiem gwarancję, że jego uczestnicy poczują się pewniej. Warto zatroszczyć się o swobodną atmosferę, która pozwoli na nawiązanie dyskusji i wymianę poglądów. Nieco inaczej powinno być zorganizowane spotkanie prezentacyjne, a więc takie, podczas którego przedstawia się klientom nowe produkty i usługi albo zwołuje się konferencję prasową, aby opowiadać o osiągnięciach naszej firmy. W takim przypadku warto zastanowić się nad skorzystaniem z oferty któregoś z hoteli, przestrzenie hotelowe sprawdzają się bowiem znakomicie. Można też pomyśleć o tak zwanym teatralnym rozmieszczeniu krzeseł, przyczynia się ono bowiem do tego, że mówca jest dobrze widoczny, a jego słowa lepiej trafiają do odbiorców.

spotkanie prezentacyjneSpotkanie prezentacyjne powinno też charakteryzować się dobrym zapleczem technicznym, w grę wchodzi przy tym nie tylko obecność rzutnika i ekranu, ale także odpowiedniego oświetlenia i nagłośnienia. Dobrym pomysłem jest też zastosowanie elementów identyfikujących firmę, warto więc pomyśleć o rozwieszeniu banerów lub plakatów. Nie zaszkodzi też, jeśli zatroszczymy się o poczęstunek w formie bufetu oraz zimne i ciepłe napoje dla gości. Pewnym novum są spotkania organizowane po to, aby w trakcie ich trwania mogła nastąpić konstruktywna wymiana pomysłów. W takim przypadku dobrze sprawdza się obecność nie jednego, ale kilku okrągłych stołów ze specjalnymi tablicami ułatwiającymi zapisywanie wniosków płynących z burzy mózgów.